Conexión con PeopleSoft

Conexión con PeopleSoft

El aprovisionamiento de HelloID crea un vínculo entre PeopleSoft y todas las cuentas de usuario de la red. Este enlace permite que HelloID detecte cambios en PeopleSoft, que se propagarán automáticamente a través de la red de acuerdo con procedimientos predefinidos.

A continuación encontrará algunos ejemplos de procedimientos ejecutados automáticamente durante un cambio en PeopleSoft:

Tools4ever ofrece una serie de procedimientos predefinidos que se pueden adaptar a la situación específica de la organización para alinearse con los procesos de gestión de cuentas de usuario.
Beneficios de la vinculación automática:

Tiempos de espera más cortos para crear cuentas: los cambios (nueva llegada, salida, transferencia, etc.) la mayoría de las veces son meticulosamente registrados por el departamento de Recursos Humanos en PeopleSoft. Desde su primer día de trabajo en la organización, los empleados serán listados en el HRIS. Al establecer un vínculo entre HRIS y el sistema de administración de cuentas de usuario, los cambios se implementan de inmediato y sin errores. La cuenta de usuario del empleado se crea en su primer día de trabajo con reglas de seguridad acordes a su perfil. Estos datos estarán presentes en todas las plataformas y aplicaciones utilizadas por la organización.

Creación de cuentas de usuario sin errores: al vincular PeopleSoft al sistema de administración de cuentas de usuario, los cambios se pueden implementar directamente sin pérdida de información. En los escenarios tradicionales, esto implicaría un proceso de envío de correo electrónico manual propenso a errores o largos tiempos de procesamiento. E imagina las posibles consecuencias si no se desactiva una cuenta de usuario cuando se despide a un empleado.

Disponibilidad de funciones avanzadas en toda la red: PeopleSoft tiene mucha información que puede influir en la calidad interna del aprovisionamiento. Las relaciones entre gerentes y empleados se almacenan en el HRIS, los gerentes pueden ser notificados de la creación de una nueva cuenta por correo electrónico, con toda la información exacta del empleado en cuestión. Según la relación almacenada en PeopleSoft, los gerentes también pueden asignar nuevos privilegios a los colaboradores: nuevo buzón, nueva carpeta de usuario.

Cuando un colaborador deja la organización, las cuentas de usuario se pueden limpiar en fases. El primero es la desactivación inmediata de la cuenta de usuario. Luego se puede migrar a una unidad organizativa específica. También es posible mover las carpetas personales de los usuarios a un segundo espacio de almacenamiento o configurar un contestador automático de correo electrónico y reenviar todos los mensajes entrantes al buzón del administrador.

Nivel de servicio en cumplimiento de las normas de cumplimiento con personal mínimo: en muchas organizaciones, el tiempo necesario para crear, modificar o eliminar una cuenta promedia un mínimo de 30 minutos. El número de cambios por cada 100 usuarios representa 10 por semana (Fuente: Gartner, IDC). Al configurar un vínculo con PeopleSoft, los esfuerzos que realizan los administradores del sistema y/o el soporte de TI se reducen a casi cero. En una organización de 1.000 empleados, una persona puede dedicarse a tiempo completo a otras tareas.

Nivel de servicio en cumplimiento de las reglas de cumplimiento con personal menos calificado: además de proporcionar un enlace directo con PeopleSoft, UMRA ofrece formularios que ayudarán a los agentes de soporte a realizar tareas relacionadas con la administración de cuentas de usuario. Algunos ejemplos podrían ser restablecer/desbloquear cuentas de usuario, confirmar cambios establecidos por PeopleSoft. En la práctica, los formularios de IAM requieren poca inversión en el esfuerzo de administración de cuentas de usuario.

Seguridad/Auditoría: si no hay herramientas para administrar usuarios, todos los involucrados en la administración de cuentas de usuario necesitan un alto nivel de privilegios en la red. Por lo tanto, los agentes del servicio de soporte deben tener derechos de administrador de dominio, así como acceso a todos los demás sistemas de información. Con ‘Administrador de identidad y acceso’, se implementan privilegios más restringidos. Además, los agentes solo podrán realizar las tareas que les hayan sido asignadas en IAM. Ya no será necesario el acceso directo (ADUC o NTFS).

Reglas de complejidad aplicadas: la gestión de cuentas de usuario está regulada en IAM a través de plantillas y perfiles. Mediante el uso de estas plantillas y perfiles, los administradores del sistema pueden especificar exactamente cómo se debe crear una cuenta. Este mecanismo puede influir positivamente en las reglas de auditoría impuestas a una organización o impuestas por el departamento de calidad. Las diversas políticas de las empresas se pueden implementar en fases y durante este tiempo, las contaminaciones relacionadas con las cuentas de usuario se eliminan paso a paso. La reducción de la contaminación del directorio dará como resultado menos vulnerabilidades de seguridad y facilitará la implementación de cambios en la red.

Cambio en PeopleSoft	Procedimiento de red
Llegada de un nuevo empleado	Se crea una cuenta de usuario con su buzón, su carpeta de usuario y la asignación de grupos específicos.
Promoción de un colaborador	La cuenta de usuario del colaborador tiene más privilegios que antes.
Salida de un empleado	La cuenta de usuario se desactiva automáticamente y se traslada a una unidad organizativa temporal. Después de un período de 2 meses, el buzón y la carpeta del usuario se migran a un segundo servidor de almacenamiento.
Cambios matrimoniales (matrimonio/divorcio) de un empleado	El nombre de la cuenta de usuario se cambia pero el SID permanece sin cambios.
Cambio de ubicación del colaborador	La carpeta de usuario del colaborador se migra al servidor de almacenamiento más cercano.